Como implementar uma política de reembolso eficiente?

Ter uma política de reembolso clara, bem estruturada e eficiente é fundamental para as empresas. 

Quando isso não acontece, a tarefa de pagar os colaboradores que gastaram recursos próprios enquanto exerciam alguma tarefa para o trabalho fica muito mais complicada. 

É preciso ter regras objetivas, padrões bem definidos, datas de corte transparentes para a apresentação de notas e limite de devolução e, assim, evitar desorganizar as finanças da empresa e dos colaboradores. 

Quer saber como implementar uma política de reembolso do zero? Continue com a gente? 

O que é uma política de reembolso?

Entre os exemplos mais comuns de despesas reembolsáveis estão:

• Transporte: passagens aéreas, fretamentos, táxis, reembolso de km para funcionários ou tarifas de aplicativos de mobilidade.
• Alimentação: refeições fora da empresa (almoços de relacionamento com clientes, por exemplo), ou durante viagens de trabalho.
• Hospedagem: diárias em hotéis ou outros tipos de acomodação, quando as atividades exigem deslocamento.
• Outros: materiais de escritório, equipamentos ou despesas que necessitem de prévia autorização.

Por que as empresas devem ter uma política de reembolso definida?

Imagine a seguinte situação: um profissional da sua empresa precisou viajar a trabalho e, para isso, utilizou o próprio dinheiro para arcar com despesas como transporte, refeições e hospedagem. 

Ao voltar para a empresa, este profissional enviou todos os comprovantes para solicitar o reembolso dos gastos da viagem. 

Mas, como a empresa não possuía regras claras sobre quais despesas eram reembolsáveis e quais não eram, os limites permitidos ou o prazo para a entrega dos comprovantes, o gestor responsável acabou questionando alguns valores. Isso gerou discussões sobre o que pode ou não ser reembolsado.

Como será que a pessoa que viajou a trabalho se sentiu? Desconfortável? Alvo de desconfiança? Será que essas sensações negativas refletiram no trabalho executado no dia a dia (desmotivação, por exemplo)? É possível que sim. 

E os problemas não param por aí. Para o profissional, pode acontecer de o reembolso chegar muito tempo depois do pagamento da fatura do cartão pessoal dele, por exemplo, gerando um desequilíbrio financeiro.

Para a empresa, a falta de controle e registros padronizados pode acabar dificultando os registros contábeis e a verificação em auditorias, levando até mesmo a problemas fiscais.

Ou seja, em resumo, manter uma política de reembolso estruturada traz diversos benefícios, como:

• Controle de gastos: permite um acompanhamento detalhado das despesas, ajudando a empresa a monitorar seus gastos e a identificar oportunidades de otimização financeira.
• Transparência e confiança: ao definir regras claras, cria-se um ambiente de confiança entre colaboradores e gestores, evitando mal-entendidos e conflitos.
• Conformidade com regras fiscais: uma política de reembolso bem estruturada garante que os reembolsos estejam alinhados com as exigências legais, facilitando a prestação de contas e a auditoria.

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Como implementar uma política de reembolso: passo a passo 

Para evitar problemas e colocar em prática uma política de reembolso eficaz, é recomendável seguir os passos abaixo: 

• Defina quais despesas são elegíveis

Estabeleça uma lista clara das despesas que poderão ser reembolsadas, como transporte, alimentação, hospedagem, e outros custos diretamente relacionados ao trabalho.

• Estabeleça limites e categorias de gastos

Defina valores máximos para cada tipo de despesa e crie categorias para facilitar o controle financeiro (limite diário para alimentação e teto mensal de reembolso de km para funcionários, por exemplo).

• Determine o processo de solicitação e aprovação

Crie um fluxo simples e eficiente para o envio das solicitações de reembolso. Isso pode incluir:

• Prazos para a formalização do pedido (por exemplo, até 30 dias após a despesa).
• Documentação necessária (notas fiscais, comprovantes de pagamento).
• Critérios objetivos para análise e aprovação.

• Crie um modelo de formulário de reembolso

Disponibilize um formulário padrão, digital ou impresso, onde os colaboradores possam informar com clareza as despesas realizadas. Inclua campos como data, categoria, valor, descrição da atividade e anexos dos comprovantes.

• Utilize ferramentas para automatizar o reembolso

Invista em sistemas ou planilhas digitais que facilitem a organização, o acompanhamento e a análise dos reembolsos. A automatização pode reduzir erros e agilizar o processamento dos pedidos.

Nesse sentido, existem plataformas e aplicativos que permitem registrar despesas pelo celular, anexar comprovantes com a câmera e acompanhar o status do reembolso em tempo real. 

Esses recursos ajudam a manter tudo registrado em um só lugar e dão mais previsibilidade ao processo, beneficiando todas as partes envolvidas.

Eles podem aparecer no mercado com diferentes nomes, mas todos com a mesma proposta. Ou seja: organizar, padronizar e agilizar o reembolso. Entre as denominações mais comuns, você vai encontrar:

• Sistema de gestão de despesas corporativas.
• Plataforma de reembolso de despesas.
• Software de gestão de gastos de funcionários.
• Aplicativo de controle de despesas de viagens.
• Sistema de prestação de contas empresariais.
• Ferramenta de gestão de gastos reembolsáveis.
• Solução de automação de reembolso.

• Comunique os procedimentos de forma clara para a equipe

Realize treinamentos ou envie comunicados detalhando a política de reembolso. Certifique-se de que todos os colaboradores estejam cientes dos procedimentos, prazos e limites, evitando dúvidas e interpretações errôneas.

Além disso, é importante que o documento seja acessível para o time, permitindo solucionar eventuais dúvidas a qualquer momento. 

Assim, as regras podem ser disponibilizadas pelo compartilhamento de um arquivo (“política de reembolso para funcionários PDF”, por exemplo), distribuída no formato impresso, ou ambos.

Lembre-se ainda de redigir a política de reembolso para funcionários CLT em linguagem simples. Isso significa priorizar a clareza e a objetividade no texto, facilitando sua leitura e compreensão. 

Erros comuns ao criar uma política de reembolso

Não ter uma política de reembolso é um erro. Mas ter uma na empresa também não é garantia de sucesso. Afinal, muitas contam com erros que atrapalham o processo, tirando sua eficácia. 

Assim, descubra quais são os erros mais comuns cometidos ao desenvolver uma política de reembolso para evitá-los. São eles:

• Ambiguidade nas regras: regras vagas ou contraditórias podem abrir espaço para interpretações diversas, resultando em conflitos e dificuldades no controle financeiro.
• Falta de comunicação com a equipe: sem uma divulgação clara e treinamento adequado, os colaboradores podem não entender completamente o procedimento, aumentando o risco de erros ou solicitações indevidas.
• Excesso de burocracia: processos complexos e cheios de etapas podem dificultar a submissão e aprovação dos reembolsos, gerando atrasos e desmotivação.
• Ausência de revisão periódica: uma política que não é revisada e atualizada regularmente pode se tornar obsoleta frente a mudanças na realidade da empresa, no mercado ou na legislação fiscal.

Como criar uma política de reembolso de despesas do zero?

Para criar uma política de reembolso na sua empresa siga os passos abaixo: 

1. Liste quais são as despesas reembolsáveis.
2. Estabeleça limites para cada categoria de despesa (por exemplo, até R$ 200,00 por diária em hotel).
3. Esclareça quem está elegível para adiantamentos e em quais circunstâncias;
4. Especifique o procedimento para a prestação de contas.
5. Defina um prazo claro para a prestação de contas de cada tipo de despesa e o prazo para o reembolso ser pago.
6. Determine quais documentos são necessários para validar as despesas.
7. Estipule como a política de reembolso será implementada e monitorada.

Após fazer este primeiro esboço de política de reembolso, é preciso definir como:

• O documento será distribuído e preenchido pelos colaboradores.
• Os comprovantes serão armazenados
• Será o processo de análise de cada pedido de reembolso. 

Sugestão de modelo simples de política de reembolso 

Preparamos um modelo prático de política de reembolso para implementar na sua empresa. Lembre-se de adaptar conforme a sua realidade e necessidade. Confira:

Política de Reembolso da [Empresa X]

1. Objetivo

Estabelecer diretrizes claras para o ressarcimento de despesas realizadas por colaboradores durante a execução de atividades profissionais, garantindo transparência, controle financeiro e conformidade com as normas fiscais.

2. Despesas Elegíveis

Podem ser reembolsadas as seguintes despesas, desde que justificadas e aprovadas previamente:

– Transporte (passagens, combustível, tarifas de aplicativo).

– Alimentação (refeições durante viagens ou no desempenho de atividades externas).

– Hospedagem (diárias de hotéis ou similar).

– Outros (materiais e insumos, mediante autorização).

3. Limites e Condições

– Cada despesa deverá estar conforme os limites estabelecidos previamente pelo setor financeiro.

– Todo reembolso exige a apresentação de comprovante (nota fiscal ou recibo).

– O pedido de reembolso deve ser enviado até 30 dias após a despesa.

4. Processo de solicitação e aprovação

– Solicitação: o colaborador preencherá o formulário de reembolso disponível no portal interno, anexando os comprovantes.

– Análise: a gerência financeira revisará o pedido e verificará a conformidade das informações.

– Aprovação: após a validação, o reembolso será processado e o valor creditado na conta bancária cadastrada do colaborador, em até cinco dias úteis.

5. Ferramentas de Gestão

Utilizaremos [nome da ferramenta/sistema] para automatizar o registro, análise e processamento das solicitações, garantindo agilidade e precisão.

6. Comunicação e Treinamento

Esta política será comunicada a todos os colaboradores por meio de e-mails, reuniões internas e estará disponível no portal de Recursos Humanos. Qualquer dúvida deverá ser esclarecida com o departamento financeiro.

7. Revisão da Política

A política de reembolso será revisada anualmente ou conforme necessário para atender a novas demandas ou atualizações na legislação. Ao realizar qualquer despesa elegível, o colaborador concorda com as diretrizes estabelecidas nesta política.

Cartões corporativos como alternativa ao reembolso de despesas

O reembolso não é a única solução para controlar as despesas de colaboradores ou até mesmo dos sócios de empresa. 

Nesse sentido, os cartões corporativos podem reduzir boa parte dos ruídos que costumam aparecer nos processos de reembolso. 

Pois, em vez de cada colaborador pagar do próprio bolso e depois reunir comprovantes, o cartão o pagamento de despesas diretamente pela empresa, com muito mais organização e previsibilidade.

E o uso de cartões corporativos fica ainda mais simples ao ter praticidade para gerar cartões virtuais, definir limites e acompanhar cada compra efetuada em tempo real. 

Por exemplo, os múltiplos cartões virtuais disponíveis na conta PJ Cora. Com eles, as empresas conseguem disponibilizar diferentes cartões para os sócios ou centros de custos. 

Com isso, é possível gerar cartões virtuais para setores específicos, como Marketing, Financeiro ou Compras, por exemplo. A Cora também oferece cartões físicos para sócios e colaboradores.

Lembrando que cada cartão pode ter um limite próprio, e você tem acesso a todas as transações em tempo real pelo aplicativo da Cora. 

Na prática, trocar os reembolsos por cartões corporativos significa menos formulários, menos conferências manuais e um fluxo mais claro para todas as partes.

Assim as equipes ganham autonomia para resolver necessidades do dia a dia, como compras pontuais ou custos de deslocamento, sem depender de um processo de aprovação. 

Já a empresa passa a enxergar em tempo real como o dinheiro é utilizado, identifica rapidamente qualquer gasto fora da política interna e consegue ajustar limites conforme cada função ou área.

De qualquer forma, agora você já sabe por que implementar uma política de reembolso na sua empresa é importante e como começar.

Esperamos que este conteúdo tenha sido útil para você.

Até a próxima! 

Perguntas frequentes sobre política de reembolso

1. O que é uma política de reembolso de despesas?

Política de reembolso de despesas é um documento que reúne as regras e procedimentos da empresa para o ressarcimento de despesas realizadas pelos funcionários em atividades relacionadas ao trabalho.

2. Quais são as regras de reembolso de despesas para funcionários CLT?

A CLT não aborda especificamente o reembolso de despesas, no sentido de regras e prazos para pagamento. 

Entretanto, o artigo 457 da CLT aponta que os valores pagos como reembolso não geram encargos trabalhistas e previdenciários. 

Além disso, o artigo 75 D (incluído pela Reforma Trabalhista de 2017) estipula que as regras de reembolso de despesas arcadas pelo empregado devem ser previstas em contrato escrito.

3. Como criar uma política de reembolso​ de despesas para funcionários?

As etapas essenciais para criação de uma política de reembolso são: 

• Definir quais despesas são reembolsáveis.
• Estabeleça limites de gastos para cada categoria de despesa.
• Definir as condições para adiantamentos. 
• Especificar o procedimento para a prestação de contas;
• Definir prazos claros (para prestação de contas e pagamento do reembolso).
• Determinar quais documentos são necessários para comprovar as despesas;
• Estipular como a implementação e monitoramento da política ocorrerão.

4. Quais despesas são geralmente elegíveis para reembolso?

A política de reembolso geralmente inclui despesas com transporte e alimentação ligadas a atividades de trabalho, viagens corporativas, materiais de escritório, equipamentos e outros gastos que necessitem de prévia autorização.

5. Como evitar erros e fraudes nos processos de reembolso?

Uma forma de evitar erros e fraudes é padronizar regras claras, exigir comprovantes legíveis, definir limites por categoria e usar sistemas que registrem cada etapa do processo. 

Ferramentas de automação ajudam a identificar inconsistências. Enquanto fluxos de aprovação bem definidos garantem mais segurança e transparência no controle dos gastos.

6. Cartões de crédito corporativos podem substituir o reembolso de despesas?

Sim. Os cartões corporativos podem substituir boa parte dos reembolsos, permitindo que as despesas sejam pagas diretamente pela empresa. 

Com limites configuráveis, registro automático das compras e maior visibilidade sobre os gastos, eles reduzem burocracia, evitam adiantamentos e tornam o controle financeiro mais simples para gestores e equipes.